Rev. 09 del 2022-12-07
Art. 1 – INTRODUZIONE
Il presente Regolamento descrive le procedure adottate da LMT – Laboratorio Metrologico Ternano divisione Organismo di Ispezione (di seguito LMT) per lo svolgimento delle attività di ispezione (verifica ai fini della valutazione e/o controllo tecnico) effettuate in qualità di Organismo di Ispezione di Tipo “C” secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ed in conformità alle norme riportate successivamente all’Art. 5. Il presente documento contiene le prescrizioni minime per disciplinare i rapporti tra LMT e il soggetto richiedente il servizio di ispezione e può essere integrato da prescrizioni aggiuntive di Regolamenti per specifici settori ispettivi e/o da eventuali ulteriori prescrizioni inserite nel contratto. Tutti i soggetti che ne facciano richiesta formale, hanno accesso alle attività di ispezione, senza condizionamenti dovuti, ad esempio, alle dimensioni o all’appartenenza ad una particolare Associazione o Gruppo. Il presente Regolamento viene applicato in maniera uniforme ed imparziale a tutti i Clienti che utilizzano i servizi di ispezione erogati da LMT. Le condizioni qui riportate, si applicano alle attività di ispezione elencate all’Art. 3, salvo non sia diversamente specificato nelle offerte formulate, trasmesse al Cliente.
Art. 2 – ETICA COMPORTAMENTALE
LMT garantisce al Cliente che le attività, comprese quelle degli eventuali fornitori, non influiscano sulla riservatezza, l’obiettività o imparzialità delle attività di verifica. LMT garantisce, inoltre, di svolgere le attività di verifica con la massima integrità professionale e la competenza tecnica richiesta nel campo specifico e non essere condizionato da pressioni o incentivi, soprattutto di ordine finanziario, che possano influenzarne il giudizio o i risultati delle loro attività di verifica, in particolare se provenienti da persone o gruppi di persone interessati dai risultati delle verifiche.
Art. 3 – SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Lo scopo del presente Regolamento è descrivere gli impegni reciproci che LMT e il soggetto richiedente si impegnano ad assolvere nel corso del rapporto contrattuale.
Il campo di applicazione del presente Regolamento comprende: 1) Verifiche in impianto di contatori e di sistemi di misura dell’energia elettrica attiva utilizzati in ambito fiscale; 2) Verifiche in laboratorio di contatori di energia elettrica attiva; 3) Verifiche in laboratorio di trasformatori di corrente e di tensione.
Art. 4 – DEFINIZIONI
Di seguito sono riportate le definizioni relative ai termini utilizzati nel presente Regolamento. Ispettore: personale tecnico qualificato e incaricato di eseguire l’attività di ispezione. Ispezione: attività di verifica e controllo. Può consistere nell’esame di un progetto, processo, prodotto, servizio o sito e determinazione della loro conformità ai requisiti tecnici applicabili sulla base di un giudizio di conformità formulato da un tecnico qualificato per lo specifico settore ispettivo. Organismo: Organismo di ispezione (nell’ambito del presente Regolamento, se non diversamente specificato, LMT) che svolge attività di ispezione in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012, ai requisiti tecnici delle norme di riferimento ed al presente Regolamento. Esercente officina: Il proprietario dell’impianto nel quale è o sarà installato il sistema di misura dell’energia elettrica da sottoporre ad ispezione. Intermediario: Soggetto terzo, consulente o comunque la figura che si occupa, per conto dell’esercente officina, di gestire le scadenze delle tarature del sistema di misura da sottoporre ad ispezione. Cliente: Soggetto che richiede il servizio di ispezione a LMT. Può coincidere con l’esercente officina o con un intermediario che, per conto dell’esercente officina richiede tale servizio.
Art. 5 – NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
Di seguito sono riportate le principali norme e i documenti di riferimento per lo svolgimento delle attività di ispezione effettuate dall’Organismo. 1) UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 – “Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni”; 2) UNI EN ISO 9001:2015 – “Sistemi di Gestione per la Qualità – Requisiti”; 3) CEI 13-71:2015 – “Sistemi di misura dell’energia elettrica (c.a.)”; 4) Circolari emesse dall’Agenzia delle Dogane e Monopoli, in particolare: 2/D del 19 febbraio 2020, 4/D del 30 maggio 2018, 6/D del 02 maggio 2017, 21/D del 13 settembre 2016, 24/D e 23/D del 29 dicembre 2015, 18/D del 18 dicembre 2015, 9/D del 21 luglio 2015, 28/D del 26 gennaio 1998 e Protocollo N. 0370-VIII del 15 dicembre 1953. NOTA: Le guide applicative e le norme di riferimento di cui sopra potrebbero subire delle modifiche in seguito a nuove indicazioni degli enti di riferimento e/o di accreditamento.
Art. 6 – GESTIONE DELL’ATTIVITÀ ISPETTIVA
Richiesta d’offerta La richiesta d’offerta può essere inoltrata a mezzo mail, fax o telefonicamente sia dall’Esercente officina che da un intermediario che la effettua per conto dell’Esercente. Il Direttore Commerciale provvede ad un’analisi di fattibilità dei servizi richiesti e qualora tali servizi rientrino tra quelli svolti dall’Organismo, lui o un Operatore Commerciale, provvede all’emissione di un’offerta. Allegati all’offerta verranno inviati anche il presente Regolamento e il modulo di richiesta informazioni integrative necessarie per pianificare le attività di ispezione. Il Cliente dovrà rispedire tale modulo debitamente compilato e l’offerta firmata in tutti gli spazi richiesti per accettazione delle condizioni contrattuali. Inoltre, se l’attività è richiesta da un intermediario, l’esercente officina è tenuto a firmare una dichiarazione attraverso la quale affida all’intermediario la gestione dei documenti contrattuali e accetta esplicitamente le condizioni contenute nel presente Regolamento. Il Direttore Commerciale, dopo aver controllato che tutte le condizioni siano state accettate provvede all’apertura della commessa di lavoro. In caso contrario, comunicherà al Cliente le azioni da intraprendere per poter procedere all’apertura della commessa o all’annullamento dell’offerta.
Svolgimento delle attività In relazione a quanto stabilito nell’offerta ed ai carichi di lavoro, LMT pianifica le attività di ispezione individuando gli ispettori qualificati per svolgere l’attività e comunica al Cliente, la data della verifica ed il nominativo dell’ispettore. Il Cliente ha la possibilità di ricusare l’ispettore incaricato sulla base di giustificate motivazioni. In tal caso per le attività in oggetto sarà incaricato un altro ispettore. Si ricorda che l’Esercente officina ha l’obbligo di comunicare all’Agenzia ADM (Accise Dogane e Monopoli) competente per territorio la data programmata per l’esecuzione delle verifiche almeno 2 giorni lavorativi prima del giorno delle verifiche. L’ispettore incaricato esegue le verifiche pertinenti sull’oggetto da ispezionare e raccoglie, mediante modulo di raccolta dati, tutte le informazioni necessarie per la redazione del Rapporto di Verifica Fiscale (RVF). Al termine della verifica notifica al responsabile presente sull’impianto la fine dei lavori compilando e firmando il modulo di chiusura attività. Le attività di ispezione sono eseguite in conformità ai documenti tecnici, normativi e legislativi indicati all’Art. 5 del presente Regolamento.
Emissione dei Rapporti di Verifica Fiscale (RVF) I Rapporti di Verifica Fiscali (RVF) sono emessi presso la sede della LMT a valle delle attività di ispezione e riportano i seguenti dati: 1) Dati anagrafici dell’esercente officina; 2) Dati di targa del sistema di misura (contatore ed eventuali trasformatori); 3) Rilievo degli errori e prove effettuate; 4) Sigilli e note dell’ispettore. I RVF redatti vengono anticipati al Cliente in formato pdf per conferma delle informazioni anagrafiche. Dopo la conferma da parte del cliente, i RVF sono riesaminati dall’Ufficio Tecnico al fine di verificare la corretta esecuzione della prova e che i dati e le informazioni relativi ai componenti del sistema di misura siano corretti rispetto ai precedenti certificati e al materiale presente nell’archivio debitamente custodito (e.g. foto-rilievi, dati scaricati dagli strumenti campione). Il riesame dei RVF, in condizioni normali, viene effettuato entro 10 giorni dalla settimana successiva a quella in cui sono state svolte le attività di verifica. Nel caso in cui dal riesame risultino eventuali difformità rispetto alle procedure di verifica, che possano compromettere i risultati dell’attività ispettiva, LMT ne dà comunicazione al Cliente e provvede alla programmazione di un nuovo intervento a suo carico. Nel caso in cui il Riesame abbia esito positivo, il RVF viene inviato telematicamente ad Agenzia ADM che provvede, tramite il sistema informatico, ad applicare un protocollo identificativo. Il pdf di ritorno dal sistema e protocollato dall’Agenzia ADM viene stampato, firmato dal Responsabile dell’Organismo ed inviato all’indirizzo comunicato dall’Esercente in fase di accordi contrattuali. Lo scopo principale dell’attività ispettiva ai fini fiscali è quello di rilevare gli errori del sistema di misura in prova ai fini dell’accertamento dei flussi energetici. I risultati (sia essi positivi che negativi) vengono presentati al Cliente mediante il suddetto RVF che dovrà tenerlo in archivio per eventuali controlli da parte dell’Agenzia ADM. Pertanto, l’attività di ispezione fornita da LMT si ritiene conclusa dopo la consegna del RVF.
Art. 7 – UTILIZZO DEI RAPPORTI DI VERIFICA FISCALE (RVF)
L’Esercente officina, ricevuto il RVF dovrà applicare la marca da bollo e archiviare tale RVF per eventuali controlli da parte dell’Agenzia ADM. Con la Circolare 2/D del 19 febbraio 2020 è stato tolto l’obbligo di consegna del RVF presso gli uffici dell’Agenzia ADM poiché inviato telematicamente dall’Organismo che effettua le verifiche. Il Rapporto di Verifica Fiscale rappresenta l’evidenza dell’assolvimento, da parte dell’Esercente officina, degli obblighi a lui riconosciuti nell’ambito della taratura del sistema di misura installato presso il proprio impianto ed utilizzato in ambito fiscale.
Art. 8 – RECLAMI E RICORSI
Il Cliente, nei casi in cui lo ritenga necessario, può presentare reclami e/o ricorsi comunicando, entro 15 giorni dal rilascio del Rapporto di Verifica Fiscale, a mezzo mail, fax o telefono le motivazioni per le quali il reclamo/ricorso è presentato. L’Ufficio Tecnico, con l’ausilio del Responsabile Qualità, provvede alla gestione del reclamo/ricorso dando al Cliente, entro 2 giorni, informazioni sulle eventuali azioni intraprese per la risoluzione dello stesso. La gestione del reclamo viene effettuata da personale non coinvolto nell’oggetto del reclamo/ricorso. Ogni reclamo e/o ricorso presentato è gestito con il vincolo di riservatezza e la loro gestione non dà luogo ad alcuna azione discriminatoria.
Art. 9 – INFORMAZIONI RISERVATE
L’Organismo assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività di ispezione siano trattate in maniera strettamente riservata. Nei casi in cui l’Organismo è obbligato per legge, o autorizzato da impegni contrattuali, a rilasciare informazioni riservate, il Cliente o il singolo interessato vengono preventivamente avvertiti, a meno che sia proibito dalla legge, delle informazioni fornite. Tali informazioni si considerano riservate fino a quando non diventano di dominio pubblico. Il personale dell’Organismo coinvolto nelle ispezioni è tenuto a vincoli di riservatezza; l’accesso e la consultazione dei documenti relativi alle attività di ispezione sono riservati solo al personale addetto alle funzioni dell’Organismo coinvolte nell’iter ispettivo.
Art. 10 – IMPEGNI DEL CLIENTE
Il Cliente si impegna affinché tutte le condizioni necessarie, per l’effettuazione delle attività ispettive, siano garantite. Con l’accettazione degli impegni contrattuali (e.g. offerta, accordo quadro), tramite apposizione di timbro e firma anche per accettazione delle clausole ivi indicate, si considerano accettate le condizioni del presente Regolamento.
Pertanto, il Cliente si impegna a: 1) Operare conformemente a quanto riportato nel presente Regolamento; 2) Mettere a disposizione tutte le risorse necessarie (personale, macchine, locali etc.) per il corretto svolgimento delle attività di ispezione previste; 3) Rendere disponibile un tecnico rappresentante della Ditta titolare della Licenza fiscale d’esercizio in grado di supportare l’attività di verifica da parte dell’ispettore; 4) Consentire l’accesso ai propri locali, e/o di terzi nel caso in cui il servizio sia richiesto da un intermediario, ed alla propria documentazione (ove necessario) agli ispettori incaricati da LMT, agli eventuali osservatori/assistenti ed agli eventuali valutatori degli Enti di Accreditamento ed assisterli durante le ispezioni; 5) Assolvere ai pagamenti secondo quanto concordato nei documenti contrattuali.
Art. 11 – CONDIZIONI ECONOMICHE
Le offerte emesse dall’Organismo si basano sui listini per gli specifici settori ispettivi. I pagamenti relativi alle attività ispettive svolte devono essere versati all’Organismo secondo le indicazioni riportate nelle fatture emesse e con le modalità indicate nei documenti contrattuali (e.g. ordine, accordo quadro). Si ricorda che le fatture, come le offerte, verranno intestate al soggetto richiedente il servizio di verifica (Cliente). Eventuali attività aggiuntive, che esulano da quelle indicate nei documenti contrattuali e la cui esecuzione si rendesse necessaria in sede di verifica in campo, saranno contabilizzate separatamente e previa autorizzazione del Cliente. NOTA: Nel caso in cui l’impianto non risulti nelle condizioni tali da garantire l’esecuzione delle attività oggetto del contratto, LMT si riserva la facoltà di addebitare € 150,00 a titolo di indennizzo delle spese sostenute.
Art. 12 – RESPONSABILITÀ
L’Organismo è esonerato da ogni responsabilità in caso di mancata o incompleta comunicazione di informazioni o dati da parte del Cliente come anche nel caso che gli stessi non corrispondano alla realtà. L’Organismo ha la responsabilità di verificare quanto concordato a livello contrattuale e non assume alcuna responsabilità nei confronti delle scelte tecniche adottate dal Cliente per le quali il Cliente stesso ne è l’unico responsabile, né dell’accertamento del rispetto di requisiti di legge non compresi nei documenti contrattuali. L’Organismo non è in alcun modo responsabile di qualsiasi tipo di danno a terzi provocato dai prodotti, processi e servizi forniti dal Cliente.
Art. 13 – INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 ed in relazione alle informazioni di cui si entrerà in possesso, ai fini della tutela delle persone e altri soggetti in materia di trattamento di dati personali, si informa quanto segue: 1. Finalità del Trattamento: I dati personali sono raccolti per la gestione organizzativa, amministrativa del servizio di verifica da Lei richiesto. 2. Modalità del Trattamento I dati sono inseriti all’interno del nostro sistema informativo e vengono trattati da personale autorizzato. Il loro trattamento è legittimo e verrà fatto in modo trasparente e responsabile. 3. Conferimento dei dati Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 1 è obbligatorio per la stipula e l’esecuzione del contratto per gli adempimenti degli obblighi di legge e l’eventuale rifiuto dell’autorizzazione comporta l’impossibilità per L.M.T di fornire i servizi richiesti. 4. Comunicazione e diffusione dei dati I dati forniti saranno comunicati a: Agenzia ADM (Accise Dogane e Monopoli) per l’ottenimento del protocollo identificativo sul Rapporto di Verifica Fiscale. 5. Titolare del Trattamento Il titolare del trattamento dei dati personali è L.M.T. LABORATORIO METROLOGICO TERNANO – DI STENTELLA ANGELO E STEFANO & C. con sede in via dell’impresa, 28 – 05100 Terni (TR). 6. Diritti dell’interessato In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE n. 2016/679, il diritto di: a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali; b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; d) ottenere la limitazione del trattamento; e) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone siche, compresa la profilazione. h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; j) proporre reclamo a un’autorità di controllo. Le richieste di applicazione dei suoi diritti vanno indirizzate al titolare del trattamento, utilizzando i recapiti sotto riportati. Titolare del Trattamento e suoi recapiti: L.M.T. LABORATORIO METROLOGICO TERNANO – DI STENTELLA ANGELO E STEFANO & C. via dell’impresa, 28 – 05100 Terni (TR); Telefono 0744-1958037; E-mail: kevin.decoste@lmtemail.com.